Skip to Content

POLITYKA PRYWATNOŚCI (RODO)

§ 1. Postanowienia ogólne

  1. Administratorem danych osobowych jest FAYNA DIGITAL SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ z siedzibą w Ostrowie Wielkopolskim, ul. Kaliska 45, 63-400 Ostrów Wielkopolski, wpisana do KRS pod numerem: 0001211419, NIP: 6222868819, REGON: 543493338 („Administrator”).

  2. Kontakt w sprawach ochrony danych osobowych: hallo@fayna.agency.

  3. Dane osobowe przetwarzane są zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 („RODO”) oraz właściwymi przepisami krajowymi.

  4. Niniejsza Polityka ma charakter informacyjny i opisuje zasady przetwarzania danych w związku z korzystaniem z serwisu oraz kontaktem i współpracą z Administratorem.

§ 2. Zakres danych

W zależności od sposobu kontaktu i współpracy Administrator może przetwarzać:

  1. Dane identyfikacyjne i kontaktowe (np. imię i nazwisko, e-mail, numer telefonu, nazwa firmy, stanowisko, dane reprezentanta/pełnomocnika).

  2. Dane rozliczeniowe (np. NIP, dane do faktury, adres, historia płatności).

  3. Dane związane z realizacją usług (np. ustalenia projektowe, briefy, materiały, pliki, korespondencja).

  4. Dane techniczne związane z korzystaniem z serwisu (np. adres IP, identyfikatory cookies, informacje o urządzeniu i przeglądarce) – w zakresie i na zasadach opisanych w § 8.

  5. Dane z rozmów i spotkań online: wizerunek (jeśli kamera włączona), głos, treść wypowiedzi, czat oraz materiały prezentowane podczas spotkania – jeżeli spotkanie jest nagrywane (zasady w § 4).

§ 3. Cele i podstawy przetwarzania danych

Administrator przetwarza dane osobowe w następujących celach i na następujących podstawach:

  1. Realizacja umowy / świadczenie usług oraz działania przed zawarciem umowy

    (art. 6 ust. 1 lit. b RODO): przygotowanie oferty, zawarcie i wykonanie umowy, prowadzenie projektów, kontakt roboczy, obsługa klienta.

  2. Rozliczenia i obowiązki prawne (księgowe/podatkowe)

    (art. 6 ust. 1 lit. c RODO): wystawianie dokumentów księgowych, prowadzenie rozliczeń, archiwizacja wymaganej dokumentacji.

  3. Komunikacja i obsługa zapytań

    (art. 6 ust. 1 lit. f RODO): odpowiadanie na wiadomości i zgłoszenia (formularze, e-mail, komunikatory), prowadzenie korespondencji i ustaleń.

  4. Marketing bezpośredni, newsletter, informacje handlowe

    • (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) – wyłącznie na podstawie zgody (możesz ją wycofać w każdej chwili), oraz

    • w zakresie kanałów komunikacji elektronicznej/telekomunikacyjnej – na zasadach wynikających z przepisów o zgodach marketingowych (np. Prawo komunikacji elektronicznej).

      Zgoda na marketing jest dobrowolna.

  5. Analityka serwisu i pomiar skuteczności działań

    • Cookies niezbędne (techniczne): (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) – prawnie uzasadniony interes, zapewnienie działania i bezpieczeństwa serwisu.

    • Cookies analityczne i marketingowe: (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) – uruchamiane wyłącznie po uzyskaniu zgody użytkownika (szczegóły w § 8).

  6. Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń

    (art. 6 ust. 1 lit. f RODO): zabezpieczenie i dochodzenie praw Administratora lub obrona przed roszczeniami.

§ 4. Nagrania spotkań online oraz automatyczna transkrypcja

  1. W ramach współpracy lub konsultacji Administrator może nagrywać spotkania online (np. Google Meet) w celu:

    • sporządzenia notatek i uporządkowania ustaleń,

    • podniesienia jakości obsługi i ograniczenia błędów,

    • sprawnego przygotowania podsumowań, list zadań i kolejnych kroków.

  2. Podstawą przetwarzania jest co do zasady:

    • (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) – prawnie uzasadniony interes Administratora, albo

    • (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) – gdy nagranie jest niezbędne do realizacji usługi/umowy.

  3. Transparentność: przed rozpoczęciem nagrywania informujemy uczestników.

    Jeżeli wnosisz sprzeciw wobec nagrywania lub transkrypcji – zgłoś to na początku; spotkanie przeprowadzimy bez nagrywania albo w innej formie.

  4. Po nagraniu plik może zostać automatycznie przetworzony (transkrypcja mowy na tekst) przez zewnętrzny system transkrypcji („Transkriptor”), a następnie:

    • transkrypt/podsumowanie/ustalenia mogą zostać dodane do karty klienta w CRM (np. Odoo),

    • dostęp do danych jest ograniczony do osób upoważnionych obsługujących klienta/projekt.

  5. Administrator nie wykorzystuje treści nagrań i transkryptów do podejmowania wobec Ciebie decyzji wywołujących skutki prawne wyłącznie w sposób zautomatyzowany.

§ 5. Dane przetwarzane w imieniu Klienta (gdy działamy jako procesor)

  1. W ramach świadczenia usług marketingowych/CRM Administrator może przetwarzać dane osobowe w imieniu Klienta (np. dane jego klientów/leadów) jako podmiot przetwarzający.

  2. W takim przypadku:

    • cele i zakres przetwarzania określa Klient jako administrator danych,

    • zasady powierzenia regulują umowa oraz odpowiednie postanowienia o przetwarzaniu danych (DPA/umowa powierzenia).

§ 6. Odbiorcy danych

Dane mogą być przekazywane:

  1. Podmiotom przetwarzającym (procesorom) działającym na zlecenie Administratora (w zakresie niezbędnym), w szczególności:

    • dostawcy CRM/serwisu: Odoo S.A. (Belgia),

    • dostawcy automatyzacji marketingu i komunikacji: SendPulse,

    • dostawcy infrastruktury do spotkań online i przechowywania plików: Google (Workspace/Meet/Drive),

    • dostawcy automatycznej transkrypcji: Transkriptor (TEXTINTEL FZE, ZEA),

    • biuro rachunkowe, doradcy prawni, dostawcy usług IT/hostingu – w zakresie niezbędnym.

  2. Odrębnym administratorom lub współadministratorom – w zakresie narzędzi analitycznych i reklamowych (np. Google/Meta). Ich rola (administrator/współadministrator/procesor) może zależeć od konkretnej usługi i ustawień.

    W szczególności w przypadku niektórych narzędzi reklamowych (np. piksel, tagi) może dochodzić do współadministrowania w zakresie zbierania i przekazywania danych zdarzeń.

§ 7. Przekazywanie danych poza EOG

  1. Ze względu na korzystanie z niektórych dostawców lub ich infrastruktury globalnej dane mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy.

  2. Administrator stosuje wymagane prawem zabezpieczenia, w szczególności standardowe klauzule umowne (SCC)lub inne mechanizmy przewidziane w RODO.

§ 8. Prawa osób, których dane dotyczą

Przysługuje Ci prawo do:

  1. dostępu do danych i otrzymania ich kopii,

  2. sprostowania danych,

  3. usunięcia danych (jeżeli nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania),

  4. ograniczenia przetwarzania,

  5. przenoszenia danych (w przypadkach przewidzianych RODO),

  6. sprzeciwu wobec przetwarzania (gdy podstawą jest prawnie uzasadniony interes),

  7. cofnięcia zgody w dowolnym momencie (bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed cofnięciem),

  8. wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO).

§ 9. Informacja o dobrowolności podania danych

  1. Podanie danych jest dobrowolne, ale może być niezbędne do:

    • udzielenia odpowiedzi na zapytanie,

    • przygotowania oferty,

    • zawarcia i realizacji umowy,

    • dokonania rozliczeń.

  2. Niepodanie danych może skutkować brakiem możliwości realizacji powyższych celów.

§ 10. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

  1. Administrator nie podejmuje wobec Ciebie decyzji wywołujących skutki prawne wyłącznie w sposób zautomatyzowany.

  2. Administrator może korzystać z narzędzi marketingowych/analitycznych, które mogą wspierać dobór treści reklam (profilowanie w rozumieniu RODO) – w zakresie uruchomionym na podstawie zgód cookies/marketingowych.

§ 11. Pliki cookies i technologie śledzące

  1. Serwis wykorzystuje pliki cookies oraz podobne technologie:

    • niezbędne – wymagane do prawidłowego działania serwisu i bezpieczeństwa,

    • analityczne – do pomiaru ruchu i statystyk,

    • marketingowe – do prowadzenia działań reklamowych i pomiaru ich skuteczności.

  2. Cookies analityczne i marketingowe są uruchamiane wyłącznie po uzyskaniu zgody użytkownika (np. przez baner/centrum preferencji).

  3. Zgodę można w każdej chwili wycofać lub zmienić poprzez ustawienia preferencji (jeżeli dostępne) oraz ustawienia przeglądarki.

  4. Użytkownik może również zarządzać cookies w przeglądarce (np. blokować, usuwać, ograniczać).

§ 12. Okres przechowywania danych

  1. Dane związane z realizacją umowy przechowywane są przez okres współpracy oraz następnie:

    • dokumentacja księgowa/podatkowa – przez okres wymagany przepisami (co do zasady 5 lat licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku),

    • pozostała dokumentacja – przez okres niezbędny do celów umowy i ewentualnych roszczeń (do upływu terminów przedawnienia).

  2. Dane przetwarzane na podstawie zgody (np. marketing/newsletter) przechowywane są do momentu wycofania zgody.

  3. Nagrania spotkań przechowujemy co do zasady nie dłużej niż 12 miesięcy, chyba że są nadal niezbędne do realizacji usługi/projektu albo do ustalenia/dochodzenia/obrony roszczeń.

  4. Transkrypty i ustalenia projektowe w CRM przechowujemy przez okres współpracy, a następnie zgodnie z pkt 1 (w zależności od charakteru dokumentacji).

§ 13. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony danych osobowych, w szczególności: kontrolę dostępu, minimalizację, upoważnienia, oraz korzysta z zabezpieczeń po stronie dostawców narzędzi.

§ 14. Zmiany Polityki

Administrator może aktualizować Politykę Prywatności, jeżeli zmienią się procesy lub dostawcy narzędzi. Aktualna wersja obowiązuje od momentu publikacji.

Data ostatniej aktualizacji: 07.01.2026